Wdrożenie i działanie optymalnego, efektywnego i prostego mechanizmu ochrony sygnalistów w sektorze samorządowym . Lubelskie Forum Sekretarzy zaprasza!

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakłada na podmioty publiczne, w tym samorządy, obowiązek wdrożenia systemu raportowania naruszeń oraz ochrony sygnalistów. Termin na wdrożenie Dyrektywy został wyznaczony na 17 grudnia 2021 roku. Obecnie trwają pracę nad rządową ustawą poświęconą sygnalistom. Oznacza to, że już wkrótce przepisy te staną się częścią krajowego porządku prawnego. Nabyta na szkoleniu znajomość wymogów wynikających z Dyrektywy usprawni wdrożenie efektywnego i prostego systemu. Każdy uczestnik szkolenia otrzyma kompleksowe wytyczne w zakresie wdrożenia przystępnego mechanizmu ochrony sygnalistów dla organizacji „krok po kroku” wraz z opisem prowadzenia postępowań wyjaśniających.

• Uzyskanie wiedzy w zakresie prawidłowego wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń w ramach danej instytucji, ochrony sygnalistów.
• Zapoznanie się z poszczególnymi etapami wewnętrznego raportowania naruszeń.
• Otrzymanie kompleksowych materiałów obejmujących schemat wdrożenia, przykładową procedurę i mechanizm prowadzenia postępowań wyjaśniających.

Informacje wprowadzające:
1. Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara, kanały zgłoszeń, incydent.
2. Korzyści wynikające z whistleblowingu.
3. Kanały dokonywania zgłoszeń.
4. Whistleblowing jako element compliance - wytyczne CBA z 2020 r. w zakresie tworzenia i wdrażania programów zgodności (compliance) w sektorze publicznym.
5. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Dyrektywa a założenia polskiej ustawy.
1. Co można zgłaszać?
2. Kto może zgłaszać?
3. Kogo może być pracownikiem punktu widzenia obowiązku posiadania procedur i ochrony sygnalisty?
4. Wyłączenia ze stosowania ustawy.
5. Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika (podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawy przed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania).
6. Anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości jako wyzwanie dla organizacji.

Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego:
1. Postępowania wyjaśniające – zabawa w śledczego. Co wolno pracodawcy?
2. Obowiązkowe konsultacje z przedstawicielami pracowników.
3. Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń.:
a) Zalety i wady wewnętrznego raportowania (wykrycie nadużyć w zarodku, poufność, ochrona dobrego imienia, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak kadr).
b) Podmioty zobowiązane do utworzenia kanałów dokonywania zgłoszeń.
c) Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń
d) Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą.
e) Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba, wyznaczony dział lub osoba trzecia.
f) Model przesyłania i odbierania zgłoszeń. 
g) Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów.
h) Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
i) Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego) .
j) Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
k) Informacje zwrotne udzielane sygnaliście - terminy.
l) Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.
m) Zgłoszenie organom ścigania.
n) Przygotowanie do kontroli funkcjonowania mechanizmu w organizacji.
4. Prawidłowe funkcjonowanie kanałów zgłaszania nieprawidłowości – anonimowość, poufność i RODO.
5. Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń.
6. Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego – szansa czy zagrożenie?

Środki ochrony sygnalisty:
1. Rodzaje działań odwetowych.
2. Wyciąganie konsekwencji za nadużywanie procedury.
3. Środki ochrony przed działaniami odwetowymi.

Zagadnienia dodatkowe
1. Outsourcing – funkcjonowanie w praktyce.
2. Zalew zgłoszeniami i powódź informacyjna.
3. Zalety i wady platformy IT – jakie funkcjonalności powinny posiadać dostarczane rozwiązania informatyczne.
4. Doradca prawny i platforma IT – optymalne rozwiązanie dla większej organizacji.
5. JST jako jednostka współpracująca na gruncie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy– problem koegzystencji wielu procedur w jst.
6. Odpowiedzialność i sankcje karne, kto będzie nas sprawdzał?

Spotkanie szkoleniowe jest zaadresowane do sekretarzy oraz pracowników jednostek samorządu terytorialnego, ich organów, spółek komunalnych, wszystkich osób odpowiedzialnych za wdrażanie i otrzymanie procedur organizacyjno-prawnych w jednostce.

Ekspertką na spotkaniu będzie radca prawny, doktor nauk prawnych i adiunkt w Instytucie Prawa Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, praktyk od 10 lat zajmujący się kompleksową obsługą prawną podmiotów z sektora publicznego i prywatnego, wdrażaniem procedur sygnalizowania nieprawidłowości, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz procedur antykorupcyjnych, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, autorka wielu publikacji z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego oraz compliance zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Ukończyła z wyróżnieniem kurs organizowany przez GIIF w zakresie zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi. Na uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie prowadzi m.in. przedmioty związane z korupcją i praniem pieniędzy oraz prawem UE. Dysponuje doświadczeniem praktycznym popartym rzetelną wiedzą naukową oraz umiejętnościami dydaktycznymi. Od początku kariery zawodowej współpracuje z największymi małopolskimi kancelariami prawnymi i firmami szkoleniowymi.