Ochrona danych osobowych w zakresie spraw kadrowych z uwzględnieniem wytycznych rodo w 2021 roku

Zapraszamy Państwa na szkolenie, na którym omówione zostaną obowiązujące regulacje prawne w zakresie ochrony danych osobowych z uwzględnieniem RODO – poruszymy bieżące i najbardziej kontrowersyjne problemy związane z danymi, ich wrażliwością. Spotkanie z uczestnikami będzie miało formę wykładu ale także warsztatu, gdzie będą mieli Państwo okazję do dyskusji, wymiany opinii i doświadczeń. Odpowiemy na pytanie m.in. Jak przetwarzać dane osobowe pracowników (dane kadrowe) zgodnie z wymogami RODO i wyjaśnimy, na które zmiany należy zwrócić szczególną uwagę.

Celem szkolenia jest przekazanie i usystematyzowanie wiedzy Uczestników na temat zasad ochrony danych osobowych, tak aby prowadzona dokumentacja oraz realizowane projekty związane z procesami zatrudnienia były zgodne z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Zajęcia prowadzone będą częściowo w formie wykładu, warsztatów a także dyskusji angażującej uczestników przy rozwiązywaniu przypadków przygotowanych w oparciu o faktyczne zaistniałe sytuacje.

1. Nowy katalog danych osobowych w procesach rekrutacyjnych i zatrudnienia - zmiany od 1 stycznia 2021! - omówienie danych osobowych, które możemy żądać od kandydata do pracy i samego pracownika w związku z nawiązaniem stosunku pracy;

2. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej zgodnie z RODO w 2021 roku

3. Doręczanie informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej
a) doręczenie zawiadomienia o odbiorze dokumentacji pracowniczej;
b) wydanie dokumentacji pracowniczej dla osób upoważnionych;
c) zasady odbioru dokumentacji pracowniczej.

4. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej
a) dokumentacja przechowywana w postaci papierowej i elektronicznej;
b) wniosek i termin na wydanie dokumentacji;
c) wniosek w aktach osobowych.

5. Zmiany przepisów ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

6. Nowe obowiązki pracodawcy od 1 stycznia 2021 w kontekście RODO
a) prowadzenie dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej (digitalizacja);
b) obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji;
c) obowiązek niszczenia dokumentacji pracowniczej;
d) obowiązki pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w związku ze zmianą postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej.

7. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – RODO/Rozporządzenie ogólne

1. aspekty praktyczne wdrożenia RODO jako spójnego narzędzia do stosowania zasad ochrony danych osobowych we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej
2. wpływ regulacji Rozporządzenia ogólnego na przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych obowiązujące w Polsce
3. zakres obowiązywania Rozporządzenia w praktyce – dopasowanie przepisów do rodzaju i wielkości jednostki organizacyjnej/przedsiębiorstwa – analiza porównawcza dotychczasowych przepisów z regulacjami wynikającymi z Rozporządzenia ogólnego – dyskusja moderowana, analiza przypadków
4. nowe sankcje za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych i ich dotkliwość dla administratorów danych osobowych
5. nowe obowiązki UODO w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych oraz trybu składania i rozpatrywania skarg
6. Data protection by design and by default - uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych bez konieczności podejmowania działań przez osoby, których dane dotyczą – analiza przypadków zastosowania zasady w praktyce ze szczególnym uwzględnieniem małych i średnich jednostek organizacyjnych, serwisów społecznościowych itp.
7. zasada uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasada domyślnej ochrony danych
8. sankcje za naruszenie przez administratora danych osobowych lub procesora obowiązku uwzględniania ochrony danych osobowych w fazie projektowania i ustawiania mechanizmów ochrony domyślnej
9. Nowe obowiązki i ograniczenia procesorów w zakresie przetwarzania danych osobowych
10. wymóg zgody administratora na dalsze powierzanie przetwarzania danych
11. obowiązek informowania administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodatnia lub zastąpienia podmiotów przetwarzających dane
12. prawo sprzeciwu administratora wobec ww. zmian
13. obowiązek rejestrowania wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych dokonywanych w imieniu administratora

9. Dokumentacja kadrowa w kontekście obowiązywania rozporządzenia RODO na bazie najnowszych wyjaśnień Urzędu Ochrony Danych Osobowych

10. Pozyskiwanie danych osobowych

1. gromadzenie danych w procesach;
2. warunki wyrażenia zgody w dokumentach;
3. żądanie danych osobowych w aktualnym stanie prawnym i planowane zmiany dot. tych danych;
4. zgoda na przetwarzanie danych osobowych w procesach;
5. jak długo można przetwarzać dane;

11. Pozyskiwanie danych osobowych podczas przebiegu zatrudnienia

1. obecne przepisy i projektowane zmiany do przepisów ustaw i rozporządzeń;
2. projektowane zmiany przepisów ustawy Kodeks Pracy;
3. nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczych w tym prowadzenie akt osobowych;
4. obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych;
5. przekazanie danych osobowych przełożonemu – pisemne zgody dla osób przetwarzających dane;
6. prowadzenie dokumentacji pracowniczej a ochrona danych osobowych;
7. akta osobowe (możliwość przechowywania CV, listów motywacyjnych, ksero dowodu osobistego, prawa jazdy, aktów urodzenia, zgonu itp.);
8. dokumentacja wypadkowa i chorobowa;
9. badania lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne);
10. pakiety medyczne i inne benefity;
11. dokumentacja dotycząca oceny pracowniczej, notatki służbowe, kary porządkowe;
12. przechowywanie w aktach pracowniczych danych osobowych;
13. pozyskanych we wcześniejszych latach;
14. najnowsze stanowisko MRPiPS;
15. przechowywanie dokumentów związanych z udzieleniem pracownikom m.in. urlopów okolicznościowych, wychowawczych, rodzicielskich;
16. prowadzenie list obecności w świetle RODO;
17. podawanie danych w umowie o pracę na czas zastępstwa;
18. podanie danych Komornikowi w celu prowadzonego postępowania egzekucyjnego.

12. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS

1. jakie dane można pozyskiwać w związku z wejściem w życiem rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO;
2. czy potrzebna jest zgoda członków rodziny na przetwarzanie danych w świetle nowych przepisów;
3. na podstawie jakich przepisów pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia o dochodach członków rodziny;
4. stanowisko UODO w sprawie przechowywania dokumentów składanych przez osoby uprawnione;
5. obowiązek informacyjny.

13. Podsumowanie szkolenia, dyskusja, konsultacje

Zajęcia przeznaczone są dla wszystkich osób bezpośrednio zajmujących się problematyką ochrony danych osobowych oraz pracujących w działach kadrowo-płacowych.

Prawnik i ekonomista, ekspert z wieloletnim doświadczeniem. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy i ochrony danych osobowych. Zajmuje się doradztwem, weryfikacją i przeglądem stanu dokumentacji prawno-pracowniczej pod kątem zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, ekspert Wydawnictwa Wiedza i Praktyka, Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz wdrożeniowiec PPK w kilkunastu dużych i średnich firmach