Klucze, karty, dokumenty: nowe zasady dla „wrażliwych” znalezisk

Zgubione klucze, karta dostępu do biura albo dokument z danymi osobowymi to dziś nie tylko kłopot logistyczny, ale potencjalny problem bezpieczeństwa. Nowelizacja z 23 stycznia 2026 r. bierze na celownik właśnie takie „wrażliwe” znaleziska: dopisuje do ustawy osobną kategorię dokumentów zawierających dane osobowe oraz przedmiotów umożliwiających dostęp do zamkniętych miejsc (jak klucze, karty dostępu czy piloty), a jednocześnie wskazuje, że część dokumentów – np. dowód osobisty i paszport – ma własne, odrębne procedury w innych ustawach. Gdy w tym nowym reżimie rzecz nie zostanie odebrana w terminie i stanie się własnością powiatu, starosta ma ją niezwłocznie zniszczyć i sporządzić protokół, zamiast przechowywać ją jak zwykły przedmiot. Całość domyka zmiana art. 187 kodeksu cywilnego[1] i przepis przejściowy: do rzeczy znalezionych przed wejściem w życie nowelizacji stosuje się dotychczasowe zasady, a sama nowelizacja zacznie obowiązywać po 3 miesiącach od ogłoszenia.

Jak postępować z rzeczami znalezionymi?

W obecnym stanie prawnym (przed nowelizacją) punkt wyjścia jest prosty: odpowiedzialność za „uruchomienie” procedury spoczywa przede wszystkim na znalazcy, a centrum całego systemu stanowi starosta (w praktyce: komórka w starostwie, często nazywana biurem rzeczy znalezionych).

Jeżeli znalazca zna osobę uprawnioną do odbioru i wie, gdzie ona przebywa, ma obowiązek niezwłocznie ją zawiadomić i wezwać do odbioru. To samo dotyczy sytuacji, gdy rzecz trafiła „na przechowanie” do innej osoby (przechowującego) – ona przejmuje ten obowiązek zawiadomienia.

Gdy uprawniony jest nieznany albo nie wiadomo, gdzie przebywa, znalazca ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić „właściwego starostę” (ustawa wiąże tę właściwość z miejscem zamieszkania znalazcy lub miejscem znalezienia rzeczy). Jeśli rzecz została znaleziona w czyimś pomieszczeniu (np. w mieszkaniu, sklepie, biurze), znalazca zawiadamia osobę zajmującą to pomieszczenie, a na jej żądanie oddaje jej rzecz na przechowanie; jeżeli ta osoba nie zna uprawnionego lub jego miejsca pobytu, również zawiadamia starostę.

Ustawa wyodrębnia też sytuacje „szczególne”, gdzie droga postępowania jest inna albo obowiązki są bardziej rygorystyczne. Po pierwsze, są rzeczy, które trzeba oddać staroście (a nie tylko zawiadomić o ich znalezieniu), jeżeli nie da się ustalić uprawnionego: dotyczy to m.in. pieniędzy (z istotnym wyjątkiem: same pieniądze do 100 zł są co do zasady poza tym obowiązkiem), papierów wartościowych, kosztowności oraz rzeczy o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej. Po drugie, rzeczy wymagające pozwolenia (w szczególności broń, amunicja, materiały wybuchowe) oraz dokumenty, które ustawa wprost traktuje jako „policyjny” tryb postępowania, przekazuje się najbliższej jednostce Policji (albo – gdy oddanie byłoby niebezpieczne – zawiadamia o miejscu, w którym się znajdują); Policja następnie zawiadamia starostę o znalezieniu rzeczy i o znalazcy. Po trzecie, gdy rzecz znaleziono w budynku publicznym, innym budynku lub pomieszczeniu otwartym dla publiczności albo w środku transportu publicznego, oddaje się ją właściwemu zarządcy; jeśli w ciągu 3 dni nie zgłosi się uprawniony, zarządca przekazuje rzecz staroście.

Po stronie starosty zaczyna się „administracyjna” część procedury. To starosta prowadzi postępowanie: przyjmuje zawiadomienia, przyjmuje (lub przechowuje) rzeczy i poszukuje osób uprawnionych do odbioru – jest to zadanie własne powiatu. Odebranie zawiadomienia i przyjęcie rzeczy dokumentuje się protokołem, na podstawie którego starosta wydaje znalazcy poświadczenie (z danymi znalazcy, opisem rzeczy oraz czasem i miejscem znalezienia). W poświadczeniu starosta poucza też o prawie do znaleźnego i o zasadach nabycia własności, gdy rzecz nie zostanie odebrana w terminach z kodeksu cywilnego.

Następnie starosta ustala adres uprawnionego (korzystając z ewidencji/rejestrów), a gdy to się uda – wzywa go do odbioru. Jeśli nie da się skutecznie doręczyć wezwania albo uprawniony jest nieznany, a rzecz ma wartość powyżej 100 zł, starosta publikuje wezwanie na tablicy informacyjnej i w BIP (a przy wartości powyżej 5000 zł także w prasie). Rzecz wydaje się uprawnionemu po uiszczeniu kosztów przechowania, utrzymania rzeczy i poszukiwania uprawnionego. Jeżeli uprawniony w ogóle się nie zgłosi w terminie z art. 187 kodeksu cywilnego, starosta zawiadamia znalazcę i wzywa go do odbioru (z pouczeniem, że brak odbioru oznacza nabycie własności przez powiat); odbiór przez znalazcę również jest potwierdzany zaświadczeniem o upływie terminów.

W tle są jeszcze dwa ważne „bezpieczniki” praktyczne. Starosta może odmówić przyjęcia rzeczy o wartości do 100 zł (z wyjątkiem rzeczy o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej), a gdy odmówi – znalazca albo zarządca może postąpić z rzeczą według własnego uznania. W komentarzu praktycznym podkreśla się, że taka odmowa powinna przybrać formę decyzji administracyjnej.

Co zmienia się w przepisach wiosną 2026 r.?

Po nowelizacji zmienia się logika systemu: częściej „prowadzącym sprawę” ma być starosta właściwy dla miejsca znalezienia, więcej czynności przenosi się do kanałów cyfrowych, a część przedmiotów – ze względu na ryzyko związane z danymi lub bezpieczeństwem – dostaje własny, odrębny tryb.

Po pierwsze, ustawa mocniej akcentuje, że nie obejmuje rzeczy, dla których postępowanie określają przepisy odrębne. W praktyce ma to ograniczyć dublowanie procedur tam, gdzie już funkcjonują szczególne reżimy (zwłaszcza dla niektórych dokumentów).

Po drugie, porządkowana jest właściwość miejscowa: co do zasady zawiadamia się starostę właściwego ze względu na miejsce znalezienia rzeczy, a nie – jak dotychczas – według alternatywy obejmującej również miejsce zamieszkania znalazcy. Jednocześnie wprowadzono rozwiązanie praktyczne: znalazca może zgłosić sprawę albo przekazać rzecz staroście właściwemu dla swojego miejsca zamieszkania, a ten ma przekazać sprawę dalej staroście właściwemu według miejsca znalezienia (wraz z odpisem protokołu, a w razie potrzeby również z samą rzeczą). Efekt jest taki, że dla obywatela procedura może być „blisko”, ale odpowiedzialność merytoryczna ma pozostać tam, gdzie rzecz została znaleziona.

Po trzecie, pojawia się nowa kategoria: dokumenty zawierające dane osobowe. Jeżeli znalazca nie zna osoby uprawnionej albo nie wie, gdzie ona przebywa, ma obowiązek niezwłocznie oddać taki dokument staroście. Zastrzeżono przy tym, że jeśli sam dokument wskazuje inny tryb postępowania, to stosuje się ten tryb. To jest zasadnicza zmiana filozofii: część dokumentów ma jak najszybciej trafić do instytucji, żeby nie krążyła w prywatnym obiegu.

Po czwarte, osobny reżim dotyczy rzeczy umożliwiających dostęp do zamkniętych miejsc, takich jak klucze, karty dostępu czy piloty. W tych przypadkach nowelizacja wyłącza stosowanie typowej ścieżki „po bezskutecznym oczekiwaniu na właściciela – zwrot znalazcy”. Jeżeli uprawniony nie zgłosi się w ustawowych terminach, a rzecz stanie się własnością powiatu, starosta ma obowiązek niezwłocznego zniszczenia takich przedmiotów i sporządzenia protokołu zniszczenia. Równolegle dopasowano kodeks cywilny tak, by po upływie terminu do odbioru to właśnie powiat stawał się właścicielem dokumentów z danymi osobowymi oraz kluczy, kart i pilotów, a w przypadku zabytków i materiałów archiwalnych – Skarb Państwa.

Po piąte, wzmacnia się etap „u zarządcy” w miejscach publicznych i w transporcie publicznym. Jeśli rzecz zostaje znaleziona w budynku publicznym, w innym budynku lub pomieszczeniu otwartym dla publiczności albo w środku transportu publicznego, zarządca ma nie tylko przyjąć rzecz, ale też aktywnie działać: gdy zna uprawnionego albo jego adres – ma niezwłocznie zawiadomić i wezwać do odbioru; gdy nie zna – ma zamieścić ogłoszenie na swojej stronie internetowej (o ile ją prowadzi). Dopiero po 30 dniach od otrzymania rzeczy zarządca przekazuje ją staroście, chyba że wcześniej zgłosi się uprawniony. W praktyce ma to ograniczyć „przerzucanie” wszystkiego na powiat i sprawić, że część zwrotów zakończy się szybciej tam, gdzie rzecz została zgubiona.

Po szóste, kilka progów wartości zmienia się jakościowo: zamiast stałej kwoty 100 zł wprowadzono odwołanie do 5% minimalnego wynagrodzenia za pracę (według stanu na dzień znalezienia). Ten próg ma znaczenie m.in. dla wyjątków dotyczących samych pieniędzy oraz dla możliwości odmowy przyjęcia rzeczy o niskiej wartości, przy czym wyłączono z tego wyjątku rzeczy o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej oraz dokumenty zawierające dane osobowe. Ujednolicono też podejście do waluty obcej: próg liczy się jako równowartość 5% minimalnego wynagrodzenia według kursu średniego NBP.

Po siódme, zmienia się „kanał informowania”: mniej formalnej tablicy, więcej cyfryzacji. Wprowadzono krótsze i bardziej konkretne terminy dotyczące publikacji w BIP oraz doprecyzowano czas ekspozycji ogłoszeń. Jednocześnie doszła warstwa „otwartych danych”: informacje o rzeczach objętych ogłoszeniami mają być udostępniane w portalu danych i niezwłocznie aktualizowane. To ma budować jeden, bardziej dostępny ślad informacyjny, zamiast rozproszonych ogłoszeń w wielu miejscach.

Po ósme, doprecyzowano tryb dla rzeczy niebezpiecznych oraz takich, których posiadanie wymaga pozwolenia. Gdy oddanie rzeczy mogłoby zagrażać życiu lub zdrowiu, przewidziano zawiadomienie Policji o miejscu, w którym rzecz się znajduje; Policja następnie zawiadamia starostę i przekazuje odpis protokołu. Jednocześnie uporządkowano standard protokołowania: przyjęcie zawiadomienia lub przyjęcie rzeczy ma być stwierdzone protokołem, a odpis protokołu wydaje się znalazcy na jego żądanie.

Po dziewiąte, uelastyczniono sposób przechowywania pieniędzy w walucie obcej. Złotówki mają trafiać na rachunek sum depozytowych, natomiast waluta obca może zostać zdeponowana na rachunku albo zabezpieczona w przechowaniu (np. w kasie pancernej czy skrytce), albo złożona w banku – zależnie od warunków technicznych i bezpieczeństwa.

Na koniec ważne są reguły czasowe: nowe przepisy mają wejść w życie po upływie trzech miesięcy od ogłoszenia, a do rzeczy znalezionych przed wejściem w życie nowelizacji będą stosowane dotychczasowe zasady.