Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne zasady postępowania z dokumentacją wywodzą z Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dopóki dokumentacja jest tworzona i uzupełniana w toku bieżącej pracy przez jej twórców, pozostaje na stanowiskach pracy w pokojach biurowych. O tym jak długo i na jakich zasadach ma tam pozostać decydują zapisy normatywów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących w konkretnym podmiocie. Zgodnie z art. 6 Ustawy podmioty państwowe i samorządowe obowiązane są zapewnić powstającej, nadsyłanej i składanej w nich dokumentacji odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniom bądź utratą. W tym celu - w uzgodnieniu z archiwami państwowymi - określają instrukcją kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną. Szczególnie w trzecim z wymienionych przepisów zawarte są regulacje w zakresie przechowywania dokumentacji zakończonej i określone zadania dla tzw. archiwum podmiotu.

Miejsce, w którym składana jest dokumentacja zamknięta określa się mianem archiwum zakładowego (art.33) lub składnicy akt (art. 36). Archiwa zakładowe są prowadzone w tych jednostkach, w których powstają materiały archiwalne, a obowiązek ich utworzenia wynika z aktu administracyjnego wydanego przez archiwum państwowe. Pozostałe samorządowe i państwowe jednostki muszą zorganizować składnicę akt. Od ustalenia faktu, czy w podmiocie funkcjonuje składnica akt, czy archiwum zakładowe oraz zdefiniowania ich zadań, rozpocząć należy organizowanie przestrzeni do przechowywania akt zamkniętych. Kluczową sprawą jest personel oraz lokal, jedno i drugie odpowiednio przygotowane do realizacji wyznaczonych im obowiązków.

To jak wyglądać ma pomieszczenie archiwalne, jak wyposażyć magazyny, jakie regały zakupić, jak je ustawić i oznaczyć, by prawidłowo rozmieszczać na nich teczki i pudła zależy od zapisów instrukcji archiwalnej. Przepis ten określa również przeszkolenie archiwisty, jego prawa i obowiązki. Ponadto w instrukcji opisane być powinny kluczowe procedury archiwalne, takie jak udostępnianie dokumentacji, wycofanie dokumentacji, skontrum, zasady ewidencjonowania zbioru, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekazywanie kategorii A do archiwum państwowego.

Prawidłowa realizacja zadań spoczywających na archiwach i składnicach koresponduje z obowiązkiem z art. 5 Ustawy, by dokumentacja powstająca, napływająca do państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych była przez nie przechowywana przez ustalony okres czasu, a następnie materiały archiwalne trafiły niezwłocznie po 25 latach od ich zakończenia do archiwum państwowego, zaś dokumentacja niearchiwalna została brakowana za zgodą dyrektora archiwum państwowego.

Podsumowując stwierdzić trzeba, że każda państwowa samorządowa jednostka organizacyjna w swojej strukturze uwzględnić musi archiwum podmiotu, które należy zorganizować zgodnie z regułami ujętymi w przepisach kancelaryjną archiwalnych. Ich treść i zakres stanowią odrębne i złożone zagadnienia, warte pogłębionej analizy. Zwrócić uwagę trzeba także na fakt, że wszelkie tematy kancelaryjne i archiwalne powinny być konsultowane, opiniowane, bądź uzgadniane z archiwami państwowymi.

Autorka: Anna Opara-Rak