Zarządzanie projektem, niezależnie od branży, której dotyczy, jest dziś wspierane technologiami internetowymi. Aplikacje te ułatwiają w znacznym stopniu organizację i zarządzanie projektami. Programy stają się jednocześnie coraz są prostsze, intuicyjne oraz mobilne. Wśród katalogu aplikacji odpowiednie rozwiązanie znajdzie dla siebie każda instytucja i organizacja.

Praktyczne wykorzystanie sprawdzonych i skutecznych metod zarządzania zespołem i koordynacją projektami oraz stosowanie narzędzi online organizujących zadania, pracę oraz komunikację w działach i całych instytucji kultury może wpłynąć na efektywność a co najważniejsze jasność i klarowność zleconych zadań.

Zarządzanie zespołem na odległość niesie za sobą wiele wyzwań, jeśli chodzi o komunikację, dbanie o relacje w zespole, realizację zadań i ich egzekwowanie. Od co najmniej kilku lat skuteczne metodyki stosowane w branży technologicznej przenoszone są do świata kultury i organizacji pozarządowych. Dzieje się tak nie bez powodu. Przestrzenią kultury jest aktualnie medialna i cyfrowa rzeczywistość.

Zastosowanie tzw. zwinnych metodyk zarządzania projektem (z ang. agile project management) przynosi szereg korzyści, charakteryzuje się skutecznością i prostotą działania. Warto zapoznać się i przybliżyć sobie elementarne zasady nowoczesnego zarządzania w oparciu o narzędzia do współpracy, komunikacji i współdzielenia się zasobami. Jednym z narzędzi jest Kanban.

Tajemnicą, która stoi za skutecznością zarządzania zadaniami i projektami jest wizualizacja zakresu pracy. Kiedy cały zespół widzi zadania (oraz ich stan) po prostu lepiej działa. Kanban to prosta i jasna metoda zarządzania zadaniami. Jest popularna w branży IT, ale dzięki swojej prostocie sprawdza się w szeregu innych branż, w tym sektorze kreatywnym i instytucjach kultury. Kanban to opracowana w latach pięćdziesiątych XX wieku w Japonii metoda zarządzania pracą.

Właśnie tablica, jako narzędzie wizualizacji pracy jest wyśmienitym sposobem dobrego zarządzania.
Metoda Kanban opiera się na trzech regułach:

  • Pierwsza, to ustawianie priorytetów. Im coś jest na tablicy wyżej, tym jest ważniejsze.
  • Druga reguła to odzwierciedlenie czasu. Karta z zadaniem jest przesuwana przez zespół pomiędzy kolumnami, oznaczającymi status realizacji (np. do zrobienia, w trakcie realizacji, w rozliczeniu, zakończone).
  • Trzecią regułą jest realność tablicy. To zasada mówiąca o tym, że tablica powinna zawsze odzwierciedlać realny stan naszej pracy (co jest zrobione, a co nie).

Bardzo ważnym aspektem pracy z tablicą jest odpowiednie limitowanie pracy. Chodzi o to, aby zadania były przypisywane do ludzi w wyważony sposób, aby uniknąć sytuacji, że jedna osoba jest odpowiedzialna za kilkanaście zadań, a druga tylko za jedno. Warto pamiętać również o strumieniu pracy. Co oznacza przesunięcie zadania ze stanu „w realizacji” na stan „zrobione”? Cały zespół musi działać wspólnie, aby dla każdego było jasne, co oznacza kategoria „zrobione”. W przypadku publicznej instytucji kultury bardzo ważne jest definicja „zrobione” i „rozliczone”.

Istnieją aplikacje ułatwiające taką pracę. Specjalne firmy mogą dostarczyć naszym pracownikom oprogramowanie wykorzystujące wirtualne tablice, dzięki którym będziemy mogli oznaczać status wykonywanej przez naszych pracowników zadań, a cały zespół będzie miał wgląd do tabeli z informacjami o postępach w pracy innych osób. 

Programy, o których mowa są dostępne do pobrania np. z chmury (tj. poprzez przeglądarkę www lub dedykowaną aplikację na urządzenia mobilne) posiada system powiadomień. Program świetnie nadaje się do wdrożenia w kilkunastoosobowym zespole. Najlepiej sprawdza się w grupie do 10 osób. Warto wiedzieć, że do każdej tablicy możemy zapraszać konkretnych użytkowników, a nawet udostępniać je publicznie, jeśli potrzebujemy podzielić się informacją o projekcie z kimś spoza zespołu.

Coraz częściej przyjmuje się, że zwinne zarządzanie projektami może w istotny i pozytywny sposób wpłynąć na efektywność realizowanych zadań i przez to bezpośrednio wpływać na atmosferę wzajemnego zaufania w zespole oraz komfort.

Zapraszamy Państwa na szkolenie, którego przedmiotem jest zarządzanie w instytucjach kultury, w tym zarządzanie projektami. Uczestnicy szkolenia zdobędą niezbędną wiedzę na temat całej gamy popularnych i sprawdzonych w praktyce narzędzi internetowych do zarządzania projektami. Praktyczne wykorzystanie sprawdzonych i skutecznych metod zarządzania zespołem i koordynacją projektami. Stosowanie narzędzi online organizujących zadania, pracę oraz komunikację w działach i całych instytucji kultury. Zdobyta wiedza pozwoli łatwo i skutecznie zarządzać projektami w takich jednostkach.

autorka: Agnieszka Klimowicz