Przygotowanie działu administracyjno-księgowego do digitalizacji urzędu. Zasady obowiązujące przy zdematerializowanym obieg dokumentów w dziale administracyjno-finansowym

• Dynamiczne zmiany w przepisach dotyczących digitalizacji administracji publicznej, w tym w obszarze rachunkowości budżetowej, wymuszają dostosowanie procedur i polityk rachunkowości do nowych wymogów. Elektroniczny obieg dokumentów i system e-doręczeń są coraz częściej obowiązkowe, a ich prawidłowe wdrożenie pozwala na:
- Ograniczenie kosztów związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentacji.
- Zwiększenie efektywności procesów związanych z obiegiem dokumentów w administracji publicznej.
- Zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi oraz standardami bezpieczeństwa.
• Podczas proponowanego szkolenia kompleksowo przeanalizujemy praktyczne aspekty wdrażania i zarządzania elektronicznego dokumentacją w jednostkach sektora finansów publicznych z uwzględnieniem aktualnych zmian prawnych w oparciu o ustawę o rachunkowości oraz regulacje dotyczące KSeF i e-doręczeń. Zaprezentujemy dobre praktyki i przykłady rozwiązań organizacyjnych w przedmiotowym zakresie. Szczegółowo wskażemy też realne wyzwania, przed jakimi stają pracownicy jednostek podczas wdrażania systemów digitalizacji. Podpowiemy, jak zorganizować w swojej jednostce: klasyfikacje budżetową wydatków w systemie elektronicznym, bezpieczeństwo danych czy współpracę z kontrahentami w zakresie obrotu dokumentami.
• Zaprezentujemy najnowsze interpretacje przepisów, stanowiska organów nadzoru oraz zmieniające się standardy postępowania w przedmiocie elektronizacji w sektorze publicznym.

• Zdobędziesz, uzupełnisz i uporządkujesz wiedzę na temat aktualnych regulacji prawnych w zakresie prawidłowego wdrażania i stosowania e-doręczeń, elektronicznego obiegu dokumentów oraz zmian w ustawie o rachunkowości.
• Poznasz zasady tworzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, w tym wymogi dotyczące skanów jako dowodów księgowych.
• Zrozumiesz zasady korzystania z systemu KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym kwestie identyfikacji jednostek i ograniczenia uprawnień.
• Poznasz dobre praktyki postępowania w zakresie wdrożenia elektronizacji w procesach księgowych oraz najczęściej występujące błędy i nieprawidłowości wraz z prezentacją prawidłowych sposobów postępowania, które mają na celu uniknięcie błędów formalnych, ryzyka niezgodności z prawem i strat finansowych.
• Dowiesz się jak:
- Weryfikować prawidłowości dokumentów elektronicznych pod względem formalnym i rachunkowym.
- Stosować odpowiednie klasyfikacje budżetowe w obiegu elektronicznym.
- Dostosować wewnętrzne regulacje dotyczące obiegu dokumentów do obowiązujących przepisów.
• Otrzymasz obszerne materiały szkoleniowe, w tym prezentację, instrukcję powierzania odpowiedzialności za mienie ruchome, wzory dokumentów, stanowiących podstawę powierzenia odpowiedzialności.

1. Podstawy prawne zdematerializowanego obiegu dokumentów w dziale księgowym.
2. Rozpoczęcie i zakończenie obiegu dokumentów księgowych w formie elektronicznej.
3. Dekretacja dokumentów finansowo księgowych w obiegu elektronicznym:
• Akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym.
• Stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu zdematerializowanego.
• Umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami zdematerializowanymi.
• Wstępna kontrola głównego księgowego.
• Kontrola formalno-rachunkowa.
• Odmowa podpisania dokumentu.
4. Opis merytoryczny dokumentu:
• Osoby odpowiedzialne za opisanie dokumentów księgowych.
• Odpowiedzialność za merytoryczny opis dokumentu.
• Odmowa podpisania dokumentu pod względem merytorycznym.
5. Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych w formie zdematerializowanej.
6. Etap klasyfikacji budżetowej wydatku:
• Znaczenie umowy, faktury i zamówienia w klasyfikacji budżetowej.
• Osoby odpowiedzialne za dobór klasyfikacji budżetowej.
• Rola pracowników merytorycznych w zaklasyfikowaniu wydatku w zakresie klasyfikacji budżetowej.
7. E-doręczenia.
8. Windykacja należności a e-doręczenia.
9. Regulamin rejestracji i obiegu dokumentów księgowych zdematerializowanych:
• Wewnętrzny obieg dokumentów księgowych.
• Obieg dokumentów między komórkami.
• Pisma o charakterze informacyjnym, mające wpływ na przebieg spraw.
• Pisma wewnętrzne robocze.
10. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
• Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych.
• Przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej.
• Zmiana polityki rachunkowości w perspektywie systemu KSeF.
11. Katalog dokumentów stanowiących wyjątki od konieczności dematerializacji:
• Finansowanie inwestycji.
• Egzekucja należności.
• Dowody księgowe.
• Uzgodnienia sald.
• Rozliczanie dochodów wydatków i subwencji.
12. Inwentaryzacja w obiegu zdematerializowanym dokumentów:
• Inwentaryzacja drogą weryfikacji.
• Potwierdzenie salda w formie elektronicznej.
• Problem faktur dokumentujących wartość początkową środka trwałego.
13. Najważniejsze propozycje zmian dotyczące e-dokumentów i digitalizacji w kontekście ustawy o rachunkowości:
• Uznanie dowodów elektronicznych.
• Dopuszczenie skanów jako dowodów księgowych.
• Zmiana wymogów dotyczących archiwizacji.
• Kwestie bezpieczeństwa danych.
14. System KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych:
• Problem otrzymywania faktur „na jeden numer NIP”.
• Uprawnienia ograniczone dla jst, identyfikujące jednostkę w systemie KSeF.
• Problem identyfikacji jednostki w systemie KSeF.
• Procedura określania jednostek otrzymujących faktury w systemie wykorzystywanym przez jst.
15. Obszary naruszenia dyscypliny finansów publicznych w zakresie obiegu dokumentów księgowych:
• Odpowiedzialność za kontrolę formalno-rachunkową dokumentu księgowego.
• Odpowiedzialność za kontrole merytoryczną dowodu księgowego.
• Elementy dokumentu księgowego.
16. Zagadnienia problemowe:
• Czy można zniszczyć oryginały faktur po ich zeskanowaniu?
• Podpis elektroniczny - czy można go wydrukować?
• Jak przechowywać dokumenty księgowe po ich zdematerializowaniu?
17. Podsumowanie.

• Pracownicy wydziałów finansowych, księgowości, budżetu, administracyjnych urzędów sektora finansów publicznych – główni księgowi i księgowi, specjaliści ds. finansów i budżetu, pracownicy odpowiedzialni za dekretację dokumentów i klasyfikację budżetową, osoby odpowiedzialne za kontrolę formalno-rachunkową, dekretację dokumentów i archiwizację, a także osoby zajmujące się organizacją elektronicznego obiegu dokumentów w referatach administracyjnych, pracownicy wydziałów zajmujących się zamówieniami publicznymi i archiwizacją dokumentacji w jednostce.
• Organizacje, które korzystają z publicznych środków finansowych i są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji zgodnie z zasadami rachunkowości budżetowej.
• Firmy, które współpracują z sektorem publicznym, szczególnie w zakresie obrotu fakturami (np. w systemie KSeF).

Ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie w zakresie finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w zagadnieniach rachunkowości budżetowej. Ukończył studia podyplomowe z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp. Szkoleniowiec, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu finansów i rachunkowości jst, autor i współautor kilkunastu publikacji książkowych oraz licznych publikacji z obszaru rachunkowości budżetowej oraz finansów publicznych.