Prawidłowe przeprowadzanie, rozliczenie i dokumentowanie inwentaryzacji 2025/2026 r. oraz wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem w kontekście ustaleń kontrolnych RIO i NIK

• Inwentaryzacja to działanie wykonywane przez pracowników jednostki, polegające na opracowaniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich jej rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji. 
• Podczas proponowanego szkolenia kompleksowo omówimy zasady prawidłowego przeprowadzania, rozliczenia i dokumentowania inwentaryzacji w roku 2025/2026 w jednostce z głównym księgowym i przy obsłudze prowadzonej przez CUW. Zaprezentujemy też wybrane zagadnienie w zakresie gospodarowania majątkiem ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z zarządzeniem gruntami i budynkami. Przeanalizujemy ustalenia kontrolne RIO oraz NIK w kontekście przeprowadzania inwentaryzacji. Analizowane zagadnienia prawne zostaną poparte licznymi przykładami.

• Zdobędziesz, uzupełnisz i usystematyzujesz wiedzę na temat zasad przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce samorządowej oraz sposobów jej prawidłowej dokumentacji.
• Poznasz wybrane zagadnienia dotyczące gospodarowania majątkiem, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z zarządzeniem gruntami i budynkami i odpowiedzialnością majątkową pracowników.
• Dowiesz się:
- Jakie są zasady inwentaryzacji metodą spisu z natury, realizowanej przy obsłudze księgowej jednostek przez centrum usług wspólnych?
- Jak należy prawidłowo interpretować zapis ustawowy w zakresie inwentaryzacji metodą spisu z natury – raz w ciągu 4 lat?
- Co to jest teren strzeżony i jak ważne jest to pojęcie w odniesieniu do inwentaryzacji?
• Zdobędziesz wiedzę odnośnie odpowiedzialności i katalogu konsekwencji za nieprawidłowości, powstałe w trakcie prowadzenia inwentaryzacji.
• Poznasz najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości podczas inwentaryzacji oraz otrzymasz cenne wskazówki w zakresie prawidłowych sposobów postępowania.
• Uzyskasz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości związane z przedmiotem zajęć.

1. Inwentaryzacja w jednostce samorządowej:
• Cel inwentaryzacji.
• Wewnętrzne unormowania w zakresie inwentaryzacji – co należy uregulować?
• Rozpoczęcie inwentaryzacji – kto ją inicjuje i w jaki sposób.
• Różnica pomiędzy uzgadnianiem sald a inwentaryzacją.
• Jak przeprowadzić likwidację środków trwałych przed rozpoczęciem spisu z natury?
• Metody przeprowadzania inwentaryzacji:
- Spis z natury, w tym: przygotowanie spisu; technika; inwentaryzacja składników majątkowych w ewidencji wartościowej i ilościowej; wykorzystanie czytników kodów paskowych; pracownicy, którzy mogą uczestniczyć w spisie z natury; wycena wartości spisanych składników; inwentaryzacja obcych środków trwałych: inwentaryzacja laptopów, telefonów komórkowych, samochodów służbowych.
- Potwierdzenia sald, w tym: kiedy wysyłamy prośbę o potwierdzenia salda oraz jak się zachować jeśli nie otrzymamy odpowiedzi od kontrahenta lub otrzymamy wcześniej niż sami wysłaliśmy prośbę o potwierdzenie salda, czy inwentaryzujemy salda zerowe?
- Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w tym: jakie salda porównujemy; jakie dokumenty bierzemy pod uwagę?
• Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, w tym jakie składniki pasywów i aktywów należy inwentaryzować corocznie, a jakie w innych okresach, w jakim okresie przeprowadzamy inwentaryzację drogą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji oraz co oznacza sformułowanie, że inwentaryzację przeprowadzamy np. Raz w ciągu 4 lat?
• Inwentaryzacja drogą weryfikacji – do kiedy należy przeprowadzić?
• Wybrane interpretacje Ministerstwa Finansów dotyczące inwentaryzacji.
2. Odpowiedzialność za inwentaryzację:
• Odpowiedzialność za inwentaryzację kierownika jednostki, skarbnika, głównego księgowego, pracowników jednostki i członków komisji inwentaryzacyjnych – zasady odpowiedzialności.
• Prawidłowe powierzenie obowiązków w zakresie inwentaryzacji pracownikom jednostki.
• Kto i w jakim zakresie odpowiada za naruszenie dyscypliny finansów publicznych za nieprzeprowadzenie lub nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji?
• Najczęstsze nieprawidłowości w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji.
3. Dokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej rozliczenia:
• Dokumentowanie inwentaryzacji – w jaki sposób ją dokumentujemy by nie mieć kłopotów w trakcie kontroli zewnętrznych?
• Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, w tym: do kiedy należy przeprowadzić, jak udokumentować powstanie i rozliczenie różnic oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych oraz obciążenie pracownika za niedobór?
• Odpowiedzialność materialna pracowników.
4. Inwentaryzacja - częste problemy, w szczególności:
• Inwentaryzacja składników niskocennych ewidencjonowanych w ewidencji pozabilansowej.
• Inwentaryzacja rzeczy znalezionych.
• Jeżeli przeprowadzamy inwentaryzację np. w okresie od 1 grudnia do 31 grudnia 2020 r., to czy wg stanu na dzień 30 listopada czy 31 grudnia?
• Weryfikacja – z jakimi dokumentami należy porównać księgi rachunkowe?
• Błędy z zakresie inwentaryzacji laptopów, telefonów komórkowych, samochodów służbowych, aparatów fotograficznych, kamer, instrumentów muzycznych.
• Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych zgromadzonych w bibliotekach przyszkolnych – czy stosujemy skontrum?
• Czy inwentaryzujemy urządzenia vendingowe znajdujące się na terenie jednostki?
• Pole spisowe – co to jest i do czego służy?
• Inwentaryzacja ciągła – kiedy możemy stosować?
• Weryfikacja – czy przy inwentaryzacji gruntów można porównać księgi rachunkowe z ewidencją geodezyjną?
• Inwentaryzacja metodą spisu z natury środków trwałych raz w wciągu 4 lat – czy dotyczy to wszystkich środków trwałych?
• Metody inwentaryzacji majątku obcego znajdującego się w jednostkach np. będącego w użyczeniu.
• Metody inwentaryzacji sprzętu komputerowego, solarów itp. oddanego w używanie osobom trzecim.
• Inwentaryzacja składników majątkowych będących w użytkowaniu OSP.
• Metody inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych.
• Metody inwentaryzacji udziałów w spółkach kapitałowych.
• Metody inwentaryzacji akcji w spółkach kapitałowych.
• W jakich odstępach czasowych należy inwentaryzować place zabaw, siłownie zlokalizowane np. w parkach?
• Do kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację jeśli jej termin ustawowy upływa 15 stycznia, a dzień ten jest sobotą lub niedzielą?
5. Inwentaryzacja w przypadku obsługi prowadzonej przez CUW:
• Inwentaryzacja w jednostkach oświatowych zbiorów bibliotecznych – co stosujemy ustawę o rachunkowości czy skontrum?
• Kto zarządza i odpowiada za inwentaryzację przeprowadzaną metodą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji w jednostce z obsługą prowadzoną przez CUW?
• Kto powołuje komisje inwentaryzacyjne, czy są możliwe komisje łączone składające się z pracowników różnych jednostek?
6. Inwentaryzacja w przypadku przekształcenia lub połączenia jednostek oraz zmiany kierownika jednostki:
• Czy jest obowiązek inwentaryzacji w myśl przepisów ustawy o rachunkowości?
• Czy wystarczy zrobić spis zdawczoodbiorczy jako element systemu kontroli zarządczej?
7. Wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki majątkiem:
• Podstawa władania budynkiem i gruntem przez jednostki w świetle uregulowań art. 18 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami:
- Umowy najmu, dzierżawy.
- Umowy użyczenia.
- Trwały zarząd.
• Różnica pomiędzy użytkowaniem, a użyczeniem i dopuszczalność stosowania tych form w jednostkach samorządowych.
• Kto ewidencjonuje grunty i budynki przy umowie najmu, użyczenia, dzierżawy, trwałym zarządzie, użytkowaniu wieczystym?
• Na jakiej podstawie ewidencjonujemy w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej grunt i budynek?
• Podstawa prawna zawierania przez kierowników jednostek organizacyjnych umów najmu dotyczących ich budynków.
• Nieruchomości w trwałym zarządzie np. jednostek oświatowych – kto ustala stawki czynszu – wójt czy dyrektor szkoły?
• Nadzór nad placami zabaw i siłowniami zewnętrznymi – jakie są wymogi prawne?
• Ewidencja pozabilansowa – kiedy stosujemy?
8. Majątek Gminy, a jednostki pomocnicze:
• Zasady przekazywania składników mienia ruchomego i nieruchomego sołectwu (wzory dokumentów).
• Zasady nadzoru nad przekazanym sołectwu mieniem.
• Inwentaryzacja mienia przekazanego sołectwu.

Kierownicy jednostek (wójtowie, burmistrzowie, członkowie zarządów, kierownicy jednostek organizacyjnych jst), skarbnicy, główni księgowi jednostek, pracownicy księgowości oraz pracownicy merytoryczni wykonujący obowiązki w ramach kontroli zarządczej.

Prowadzi szkolenia od 2003 roku. Wieloletni Naczelnik Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, wcześniej Główny Inspektor Wydziału Kontroli RIO, obecnie Zastępca Burmistrza, autor artykułów, wykładowca i praktyk, specjalista z zakresu kontroli, finansów publicznych, budżetu zadaniowego i zamówień publicznych. Wykładowca Uniwersytecki, stale współpracuje z FRDL.