Procedury administracyjne i elektronizacja postępowań administracyjnych w 2025 r. Obowiązki organów administracji i stron postępowań administracyjnych. Wzory pism i pouczeń kierowanych do stron

Ustawa o e-doręczeniach wprowadza rewolucyjne zmiany w zakresie funkcjonowania doręczeń elektronicznych, wprowadzając nowe standardy wymiany korespondencji i zastępując, co do zasady, w odniesieniu do podmiotów publicznych – korespondencję tradycyjną formami elektronicznymi.

Podczas szkolenia uczestnicy zostaną zapoznani z nowymi obowiązkami, a uzyskane informacje i wskazówki pozwolą na przygotowanie instytucji do sprawnego zarządzania zewnętrzną korespondencją elektroniczną. Omówione będą również zmiany w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych z października 2024 r. Zmiany dotyczące e-doręczeń wymuszają aktualizację wiedzy dotyczącej prawidłowego stosowania procedury administracyjnej, mającej decydujący wpływ na wynik pracy każdego organu administracyjnego.

Szkolenie poprowadzi doświadczona trenerka, realizująca szkolenia dla administracji publicznej, a jednocześnie członek etatowy SKO, uzyskująca wysokie oceny za jasny i trafny sposób przekazywania wiedzy.

• Poznanie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego i ich właściwego stosowania w codziennej praktyce orzeczniczej w odniesieniu do obowiązku stosowania e-doręczeń od 1.01.2025 r. oraz zdobycie przydatnych wskazówek, wynikających z praktyki pierwszych dni stosowania e-doręczeń.
• Uporządkowanie wiedzy w zakresie m in. prawidłowego wszczynania postępowania, oceny swojej właściwości, odpowiedniego doręczania pism i decyzji, umiejętności komunikacji ze stroną, z zapewnieniem jej gwarancji procesowych, właściwego formułowania: protokołów sporządzanych w trakcie prowadzonego postępowania, podstawy prawnej decyzji oraz odpowiedniego uzasadniania faktycznego, podejmowanych rozstrzygnięć administracyjnych.
• Uzyskanie wzorów pism i pouczeń kierowanych do stron.
• Możliwość konsultacji kwestii problemowych, uzyskania wskazówek i podpowiedzi z zakresu tematu zajęć.

Udział w szkoleniu pozwoli Państwu nabyć następujące umiejętności:

• stosowania w codziennej praktyce urzędniczej przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczących prowadzenia postępowań,

• odpowiedniego doręczania pism i decyzji, a także oceny prawnej, czy doręczenie było skuteczne czy nieskuteczne oraz wskazania, czy doręczone orzeczenia weszły do obrotu prawnego,
• komunikacji ze stroną z zapewnieniem jej gwarancji procesowych,
• właściwego formułowania wezwań i protokołów, sporządzanych w trakcie prowadzonego postępowania,
• właściwego formułowania podstawy prawnej decyzji oraz odpowiedniego uzasadniania faktycznego podejmowanych rozstrzygnięć administracyjnych,
• oceny dowodów zgromadzonych w postępowaniu oraz różnej wagi poszczególnych dowodów,
• oceny konieczności zawieszenia postępowania administracyjnego w prowadzonej sprawie,
• stosowania nowych przepisów k.p.a., wprowadzonych ustawą o doręczeniach elektronicznych.

1. Zasady ogólne k.p.a. – jak prawidłowo prowadzić postępowanie administracyjne?
2. Podstawy prawne - zmiany wprowadzone w k.p.a.
3. Termin wdrożenia rozwiązań technicznych, niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego - problemy związane z właściwym zakwalifikowaniem określonych podmiotów do odpowiednich grup wskazanych w komunikacie.
4. Zasada pisemności postępowania administracyjnego w praktyce działania organów administracji.
5. Stosowanie znowelizowanych przepisów k.p.a. w okresie po 1 stycznia 2025 r.
6. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego a publiczna usługa hybrydowa.
7. E-PUAP - zasady działania po wejściu w życie doręczeń elektronicznych w administracji – jak informować stronę o zmianach w zasadach korzystania z systemu E-PUAP i nowego systemu e-doręczeń?
8. Wszczęcie postępowania na piśmie – papierowe i elektroniczne – jak powiadomić stronę, jeśli posiada pełnomocnika – czy można wysyłać listy papierowo, czy tylko na adres profesjonalnego pełnomocnika? Różnica między pełnomocnikiem profesjonalny i nieprofesjonalnym.
9. Kierowanie pism do organu a kierowanie pism do strony - różnice. W jakiej formie po 1 stycznia strona może wnieść podanie? Zmiany dotychczasowych reguł.
10. Komunikacja elektroniczna z innymi organami - czy organ może wysyłać pisma papierowe do innych organów? Sprawdzanie adresów w BAE - baza adresów elektronicznych.
11. Podpisywanie pism - papierowych i elektronicznych – zasady.
12. Pouczenia kierowane do stron – w zakresie podpisów, formy wnoszenia podania, uzupełniania podania, pozostawiania podania bez rozpoznania.
13. Doręczenia pism, wezwań decyzji po 1 stycznia 2025 r. - zasady, kolejność form doręczenia.
14. Posiadanie adresu do doręczeń przez organ.
15. Posiadanie adresu do doręczeń przez stronę - podmioty zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Co zrobić w sytuacji, gdy strona nie posiada adresu a ma taki obowiązek?
16. Sprawdzanie w bazie danych czy strona postępowania posiada adres do doręczeń elektronicznych.
17. Osoby wykluczone cyfrowo - zasady działania stron postępowania i organu względem tych stron.
18. Skuteczność doręczeń i wpływ na postępowanie w zakresie wezwań.
19. Skuteczność doręczenia a wejście decyzji do obrotu prawnego.
20. Wykonalność decyzji a nieprawidłowe doręczenie.
21. Przekazywanie odwołania do organu II instancji – jakie dokumenty są możliwe do przesłania elektronicznie, a jakie drogą pisemną papierową?
22. Prowadzenie postępowania zgodnie z regułami określonymi w k.p.a. - wyjaśnianie sprawy, zbieranie dowodów.
23. Reprezentacja strony w postępowaniu a doręczenia, w tym elektroniczne.
24. Ocena materiałów zebranych w sprawie.
25. Wydawanie rozstrzygnięcia i jego doręczenie.
26. Odpowiedzi na pytania.

Wszyscy pracownicy administracji publicznej, w tym jst oraz ich jednostek organizacyjnych, stosujący przepisy k.p.a., zarówno doświadczeni w prowadzeniu postępowań administracyjnych, jak również zaczynający pracę w jsfp.

Specjalistka z zakresu postępowania administracyjnego, członek etatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wieloletni praktyk orzecznik, trener szkoleń prawnych z zakresu procedury administracyjnej oraz zabezpieczenia społecznego. Trener szkoleń z zakresu procedury administracyjnej dla gmin i powiatów w całym kraju. Konsultant procedur administracyjnych i zabezpieczenia społecznego Miasta Stołecznego Warszawa.