Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia organizowany wspólnie z Archiwum Narodowym w Krakowie

Zapraszamy Państwa do udziału w kolejnej edycji KURSU KANCELARYJNO – ARCHIWALNEGO II STOPNIA przygotowanego wspólnie przez
FRDL MISTiA i Archiwum Narodowe w Krakowie.

5-dniowy kurs stacjonarny, realizowany będzie w dniach: 12, 13, 17, 18, 20 marca 2025 r.

Formuła stacjonarna umożliwia uczestnikom pracę na dokumentach, rozwiązywanie ćwiczeń podczas zajęć z możliwością osobistych konsultacji z prowadzą.

Kurs przeznaczony jest dla osób, które ukończyły kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia.

Liczba miejsc na kursie jest ograniczona.

Autorski program kursu został opracowany przez ekspertkę z Archiwum Narodowego w Krakowie i odpowiada na wytyczne zawarte w obowiązujących przepisach archiwalno-kancelaryjnych.

Podczas kursu uczestnicy, posiadaną już wiedzę zdobytą podczas Kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia sprawdzą w praktyce. Kurs będzie prowadzony w formule stacjonarnej, uczestnicy będą pracowali na dokumentach udostępnionych przez Archiwum.

Zaliczenie kursu polega na wykonywaniu ćwiczeń praktycznych w czasie jego trwania.

Dzień pierwszy – 12.03.2025 r. godz: 9:00-15:00

Przywitanie uczestników - omówienie organizacji zajęć i materiałów oraz sposobu zaliczenia kursu

Podstawy prawne w zakresie zarządzania dokumentacją - omówienie ustawy archiwalnej i wybranych rozporządzeń wykonawczych

Podstawowe pojęcia archiwalne – przypomnienie oraz wprowadzenie dodatkowych pojęć związanych z pozaaktowymi rodzajami m.a. - omówienie na podstawie przykładów definicji podstawowych pojęć archiwalnych, wprowadzenie nowych

Instrukcja kancelaryjna - omówienie obiegu dokumentacji w instytucji – zasady ogólne, szczegółowe rozwiązania

Wykaz akt – zasady tworzenia i pracy z wykazem akt - omówienie genezy, tworzenia wykazów akt, klasyfikacji i kwalifikacji, ćwiczenia praktyczne

Zarządzanie dokumentacją w oparciu o instrukcję kancelaryjną - omówienie rejestracji spraw oraz dokumentacji

Dzień drugi – 13.03.2025 r. godz: 9:00-15:00

Instrukcja archiwalna - omówienie zasad organizacji archiwum zakładowego, wytycznych dotyczących lokalu, personelu oraz zasad pracy

Zadania archiwisty zakładowego - omówienie obowiązków archiwisty zakładowego

Współpraca archiwisty zakładowego z komórkami organizacyjnymi jednostki organizacyjnej - omówienie zasad gromadzenia dokumentacji w archiwum zakładowym, przejęcia dokumentacji z komórek organizacyjnych, udostępniania dokumentacji wytworzonej przez komórki

Współpraca archiwum zakładowego z właściwym terytorialnie archiwum państwowym - omówienie kompetencji archiwów państwowych w sferze kształtowania i nadzoru nad zasobami archiwalnymi, zasad i przebiegu kontroli archiwalnej oraz procedur uzgadniania normatywów archiwalnych

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - omówienie procedury brakowania dokumentacji, ćwiczenia praktyczne

Dzień trzeci– 17.03.2025 r. godz: 9:00-15:00

Przypomnienie ogólnych zasad porządkowania materiałów archiwalnych (prezentowanych na kursie kancelaryjno-archiwalnym I stopnia) - omówienie etapów porządkowania dokumentacji, postępowania z różnymi rodzajami materiałów archiwalnych

Inwentaryzacja akt  (spis zdawczo-odbiorczy/inwentarz archiwalny) - omówienie sposobu sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych, formularzy dedykowanych dla poszczególnych rodzajów m.a. oraz prawidłowego ich wypełniania

Standardy porządkowania i ewidencjowania m. a. według Rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r. - szczegółowe omówienie standardów porządkowania i ewidencjonowania m.a., pokazanie przykładów na konkretnych rodzajach materiałów archiwalnych

Standard technicznego zabezpieczenia m. a. - omówienie zasad zabezpieczenia m. a. z uwzględnieniem różnych rodzajów materiałów archiwalnych (paginacja, foliacja, omówienie norm ISO dot. papieru i tektury, używanych w archiwistyce)

Porządkowanie materiałów archiwalnych – zadania praktyczne

Ćwiczenie – nadanie tytułu teczki przy porządkowaniu dokumentacji aktowej (poszerzanie hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt o rodzaj dokumentacji, dodatkowe daty, etc.)

Ćwiczenie - oznaczanie dat skrajnych w dokumentacji aktowej

Ćwiczenie – nadanie układu aktom sprawy (w tym w trybie KPA) – od pisma wszczynającego poprzez wyjaśnienia, załączniki, korespondencja wewnętrzna, zwrotki, UPO, pismo kończące sprawę, wydanie decyzji, etc.)

Dzień czwarty – 18.03.2025 r. godz: 9:00-15:00

Porządkowanie dokumentacji technicznej i kartograficznej - szczegółowe zasady oraz sporządzanie ewidencji - omówienie zasad porządkowania dokumentacji technicznej i kartograficznej, układu akt, porządkowania teczki dokumentacji technicznej, opisu mapy, metryczki dokumentacji technicznej/legendy mapy. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.

Ćwiczenia praktyczne ze sporządzania spisów dokumentacji technicznej i kartograficznej, nadawania układu tej dokumentacji na spisie zdawczo-odbiorczym

Porządkowanie dokumentacji fotograficznej - szczegółowe zasady oraz sporządzanie ewidencji - omówienie etapów porządkowania dokumentacji fotograficznej, grupowania fotografii w tematy, elementów opisu pojedynczej fotografii oraz fotografii zgromadzonych w albumach fotograficznych, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście gromadzenia i udostępniania fotografii. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.

Ćwiczenia praktyczne z opisu tematu fotograficznego i pojedynczej fotografii, sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji fotograficznej

Dzień piąty – 20.03.2025 r. godz: 9:00-15:00

Porządkowanie dokumentacji audiowizualnej - szczegółowe zasady pracy i sporządzanie ewidencji - omówienie etapów porządkowania dokumentacji audiowizualnej, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście gromadzenia i udostępniania nagrań i filmów. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.

Ćwiczenia praktyczne

Porządkowanie druków ulotnych oraz archiwaliów - muzealiów - szczegółowe zasady pracy i sporządzanie ewidencji - omówienie etapów porządkowania druków ulotnych, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście niektórych rodzajów druków ulotnych i archiwaliów - muzealiów. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.

Ćwiczenia praktyczne ze sporządzania spisów druków ulotnych i archiwaliów - muzealiów, nadawania układu tej dokumentacji na spisie zdawczo-odbiorczym

Porządkowanie wybranych rodzajów akt - przykłady ewidencji archiwalnej (sporządzonej prawidłowo i nieprawidłowo) - prezentacja opisów wybranych rodzajów dokumentacji m.in. akt osobowych, dokumentacji finansowo-księgowej, dokumentacji unijnej, etc.

Procedura przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego - omówienie zasad ogólnych i etapów przekazywania m.a.
do archiwum państwowego

Ewentualne pytania

Osoby zatrudnione w JST i jednostkach publicznych, pracownicy prowadzący biura i sekretariaty w podmiotach niepublicznych; personel odpowiedzialny za prowadzenie archiwów zakładowych i składnic akt, osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentacji projektów finansowanych ze środków unijnych.

Kierownik Oddziału IV w Archiwum Narodowym w Krakowie, doświadczony wykładowca w prowadzeniu kursów archiwalnych I i II stopnia. Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w kadencji 2012-2016.