I. Informacje wprowadzające – prosty, tani i efektywny system w organizacji jest możliwy:
1. Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara, kanały zgłoszeń, incydent.
2. Korzyści wynikające z whistleblowingu.
3. Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz przyszła ustawa wdrażająca normy zawarte w Dyrektywie 2019/1937.
4. Polska ustawa o ochronie sygnalistów – ochrona sygnalistów na gruncie nowych przepisów.
II. Minimalne obwiązki wynikające z Dyrektywy 2019/1937 i ustawy krajowej w kontekście sektora samorządowego:
1. Cel Dyrektywy.
2. Zakres podmiotowy – jakich podmiotów dotyczą nowe regulacje?
3. Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika (podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawy przed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania).
4. Zakres przedmiotowy – jakie naruszenia mogą być raportowane?
5. Kanały dokonywania zgłoszeń: wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne.
6. Sygnalista anonimowy – wyzwanie dla organizacji.
III. Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego:
1. Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń:
a) Zalety i wady wewnętrznego raportowania (możliwość wykrycia nadużyć w zarodku, poufność, ochrona dobrego imienia organizacji, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak wyszkolonych kadr).
b) Podmioty zobowiązane do utworzenia kanałów dokonywania zgłoszeń.
c) Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń
d) Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą.
e) Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba, wyznaczony dział lub osoba trzecia.
f) Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń.
g) Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów.
h) Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
i) Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego).
j) Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
k) Informacje zwrotne udzielane sygnaliście – terminy.
l) Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.
m) Zgłoszenie organom ścigania.
n) Przygotowanie do kontroli funkcjonowania mechanizmu w organizacji.
2. Ochrona tożsamości sygnalisty.
3. Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń.
4. Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego – szansa czy zagrożenie?
IV. Środki ochrony sygnalisty:
1. Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
2. Środki ochrony przed działaniami odwetowymi.
3. Środki wsparcia sygnalisty.
4. Wyzwania i wątpliwości związane z ochroną sygnalistów.
V. Możliwość skorzystania z outsourcingu – zlecenie obsługi sygnalistów podmiotowi trzeciemu:
1. Czym jest outsourcing – funkcjonowanie w praktyce.
2. Zalety i wady platformy IT – jakie funkcjonalności powinny posiadać dostarczane rozwiązania informatyczne.
3. Doradca prawny i platforma IT – optymalne rozwiązanie dla większej organizacji.
VI. Ćwiczenie praktyczne:
1. Przedstawienie fikcyjnego stanu faktycznego.
2. Omówienie prawidłowego przebiegu dokonania zgłoszenia kanałem wewnętrznym.
3. Podsumowanie postępowania wyjaśniającego i czynności naprawczych.
KPA, prawo administracyjne, organizacja urzędu, archiwa