Praktyczne zarządzanie dokumentacją w placówce oświatowej, z uwzględnieniem wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją

• Przepisy prawa archiwalnego, w tym Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz akty wykonawcze, zobowiązują placówki oświatowe do prawidłowego prowadzenia i archiwizacji dokumentów. 
• Wdrożenie EZD pozwala na efektywniejsze zarządzanie dokumentacją, usprawnia przepływ informacji oraz dostosowuje jednostki do wymogów e-doręczeń. 
• Zapraszamy na szkolenie, które kompleksowo omawia proces zarządzania dokumentacją w placówkach oświatowych, uwzględniając zarówno tradycyjną formę papierową, jak i wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). 
• Szkolenie przygotowuje uczestników do kontroli i audytów prowadzonych przez organy nadzorcze oraz jednostki nadrzędne.
 

• Poznanie zasad zarządzania dokumentacją w placówkach oświatowych, z uwzględnieniem funkcjonowanie Centrów Usług Wspólnych i zmian w systemie oświaty.
• Zdobycie wiedzy na temat wdrożenia EZD i e-doręczeń w szkołach, placówkach oświatowych  i jednostkach podległych jst, obsługujących placówki oświatowe.
• Zrozumienie różnic między tradycyjnym a elektronicznym systemem kancelaryjnym.
• Zdobycie umiejętności klasyfikowania, kwalifikowania i archiwizowania dokumentacji.
• Prawidłowe przygotowanie dokumentów do kontroli i audytów.
• Ograniczenie ryzyka utraty lub nieprawidłowego przetwarzania dokumentów.
 

1. Podstawy prawne zarządzania dokumentacją w placówkach oświatowych: ustawa archiwalna, akty wykonawcze, regulacje krajowe i unijne.
2. Tradycyjna biurowość vs. EZD: zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie papierowym i elektronicznym.
3. Wdrożenie EZD w placówce oświatowej:
• Wskazanie osób odpowiedzialnych i ich ról w procesie,
• Wybór systemu teleinformatycznego,
• Szkolenia dla pracowników,
• Analiza obiegu dokumentów i kluczowych punktów zatrzymania.
4. Zintegrowanie i ujednolicenie procedur dotyczących przepływu informacji i prowadzenia dokumentacji.
5. Dualizm dokumentacji: dokumentacja nauczania i wychowania vs. organizacyjna, administracyjna i finansowa.
6. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji:
• Organizacja archiwum szkolnego i rola centrów usług wspólnych,
• Zasady porządkowania dokumentów,
• Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• Przygotowanie dokumentów do ekspertyzy archiwum państwowego.
7. Udostępnianie dokumentów i RODO: zasady dostępu do akt szkolnych i ochrona danych osobowych.
8. Wyzwania okresu przejściowego: hybrydowa biurowość (tradycyjna i elektroniczna).
9. Techniczne zabezpieczenie dokumentów: standardy przechowywania i ochrona akt.
10. Przygotowanie do kontroli i audytów: wymagania organów nadrzędnych, sposoby nadzoru nad dokumentacją.
11. Dyskusja i podsumowanie szkolenia.
 

Dyrektorzy, sekretarze, pracownicy sekretariatów szkół, przedszkoli i placówek oświatowych, pracownicy centrów usług wspólnych, zespołów obsługi szkół oraz referatów oświaty odpowiedzialni za prowadzenie dokumentacji placówek oświatowych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.