Kurs: Zakończenie roku w zamówieniach. Przygotowanie do postępowań w roku 2025 w tym sprawozdania z udzielonych zamówień w roku 2024

• Zapoznają się z wymaganiami dotyczącymi sprawozdań z udzielonych zamówień w roku 2024 i weryfikacji postępowań opartych na zamówieniach publicznych oraz mechanizmem samokontroli prowadzonych postępowań.
• Poznają przypadki dobrych oraz nieprawidłowych rozwiązań związanych z zamówieniami publicznymi.
• Podniosą kwalifikacje oraz kompetencje w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
• Poznają odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości związane z tematem zajęć.

ĆWICZENIA PODCZAS KURSU I OMAWIANE DOKUMENTY:
Integralną częścią kursu jest pakiet przykładowych dokumentów (w wersji edytowalnej), będących także tematyką ćwiczeń.
Dodatkowo. Zachęcamy także uczestników do przesyłania własnej dokumentacji przed rozpoczęciem zajęć lub w ich trakcie, w celu jej omówienia przez prowadzącego ( liczy się kolejność przesyłanych do organizatora dokumentów). Przesłane dokumenty będą omawiane przez prowadzącego szkolenie. W praktyce, będzie to dla uczestników kursu możliwość uzyskania bezpłatnych konsultacji z postępowań już prowadzonych w roku 2024 lub przygotowywanych na rok 2025.

Procedury/dokumenty - sposób postępowania, będą analizowane w czterech blokach tematycznych:
- Dokumentacja – regulacje wewnętrzne w postępowaniach poniżej 130 000 zł.
- Dokumentacja – regulacje wewnętrzne w postępowaniach finansowanych z funduszy europejskich (wytyczne na rok 2021-2027).
- Dokumentacja – regulacje wewnętrzne w postępowaniach o wartości poniżej lub powyżej progów unijnych.
- Dokumentacja – sprawozdania z przeprowadzonych postępowań w roku 2024.

Przykładowo wg zgłoszeń uczestników mogą być na KURSIE omawiane następujące dokumenty:
• regulamin-zarządzenie dotyczące zamówień publicznych o wartości równej lub powyżej 130 000 zł,
• dokumentacja w postępowaniach na etapie przygotowania do postępowania,
• rejestr zamówień publicznych – regulacja wewnętrzna,
• regulamin komisji przetargowej, protokoły z posiedzeń komisji przetargowej,
• druki oświadczeń składanych po stronie Zamawiającego,
• przykładowa SWZ z załącznikami,
• ogłoszenie o zamówieniu w BZP, ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w BZP,
• protokół postępowania – druk i załącznik,
• informacja o otwarciu ofert przekazywana Prezesowi UZP przez portal e-Zamówienia,
• żądania kierowane do Wykonawcy w zakresie: wyjaśnień, omyłek, rażąco niskiej ceny, uzupełnienia dokumentów,
• informacja o wniesionym odwołaniu,
• ogłoszenie o wyniku postępowania w BZP,
• ogłoszenie o zmianie umowy w BZP,
• uzasadnienie wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki,
• raport z realizacji umowy, ogłoszenie o wykonaniu umowy w BZP,
• sprawozdanie z udzielonych zamówień - rejestr zamówień,
• oraz inne dokumenty pomocne na etapie przygotowania, prowadzenia postępowania i realizacji umowy.

MATERIAŁY SZKOLENIOWE:
Otrzymają kursu obszerne materiały szkoleniowe z aktami prawnymi pomocnymi w systemie zamówień publicznych: prezentację z prowadzonego szkolenia w formacie pdf, dodatkowe informacje i podpowiedzi, regulacje prawne, listy sprawdzające w poszczególnych etapach, schematy, materiały związane z prowadzonymi ćwiczeniami, opinie i interpretacje dotyczące omawianych na kursie zagadnień, oraz inne dokumenty dotyczące przedmiotu szkolenia.

DZIEŃ I – 2 grudnia 2024 r.
Wymagania w systemie zamówień publicznych obowiązuje w roku 2024 oraz przygotowywane na rok 2025. Regulacje wewnętrzne, komisja przetargowa, dokumentacja wewnętrzna. Na co zwrócić uwagę?
Pierwszy dzień kursu to zapoznanie się z wymaganiami i przepisami regulującymi system zamówień publicznych. To także analiza ustawy pzp, aktów wykonawczych, ustaw i rozporządzeń istotnych do sprawnego przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Omówimy również zagadnienia dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, warunków i wykluczenia, obejmujących procedury uregulowane w ustawach i rozporządzeniach nie wynikających wprost z ustawy pzp. Przyjrzymy się stronie organizacyjnej systemu zamówień publicznych, w tym tej elektronicznej. Omówimy regulamin komisji przetargowej, obowiązki członków komisji, przygotowanie druków oświadczeń, protokołów z pracy oraz przykład „przeszkolenia” członków komisji przetargowej w tym zakresie.
1. Zestawienie regulacji prawnych związanych z systemem zamówień publicznych w tym Ustawy o Finansach Publicznych w aspektach związanych z dokonywaniem zakupów.
2. Nowości w systemie zamówień publicznych w roku 2025.
3. Podstawowe pojęcia i definicje. Informacje praktyczne.
4. System zamówień publicznych z podziałem na rodzaje.
5. Zamówienia publiczne wyłączone z obowiązku stosowania przepisów pzp.
6. Wartość zamówienia – obliczenie / schemat i wpływ na obowiązki wynikające z ustawy pzp. Weryfikacja – ćwiczenia.
7. Informacja dotycząca zasad DNSH - „nie czyń poważnych szkód”.
8. Ogłoszenie informacyjne z art. 138 w procedurze przetargu nieograniczonego.
9. Rozwiązania organizacyjne – Zarządzenie/Decyzja - wymagania i obowiązki. Weryfikacja – ćwiczenia.
10. Regulamin komisji przetargowej. Weryfikacja – ćwiczenia.
11. Strona elektroniczna zamówień publicznych – niezbędne minimum (e-Zamówienia).
12. Dokumentacja – archiwizacja postępowania.
13. Praca komisji przetargowej – osoby uczestniczące w postępowaniu. Dokumenty i oświadczenia. Weryfikacja – ćwiczenia.
14. Ogłoszenie o planowanych postępowaniach w Biuletynie Zamówień Publicznych. Weryfikacja – ćwiczenia.
15. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia – wstępne konsultacje rynkowe.
16. Analiza przypadku zaproponowana przez uczestników szkolenia – ćwiczenia.

DZIEŃ II – 3 grudnia 2024 r.
Zamówienia publiczne – postępowania/ weryfikacja postępowań i dokumentacji.
Procedura badania i oceny ofert.
Kolejny dzień szkoleniowy to zestawienie informacji pod kątem wymagań opartych na procedurach realizowanych na podstawie ustawy pzp. Omówimy zagadnienia związane z przygotowaniem postępowania, wyborem trybu i wpływu na możliwy efekt. Będziemy weryfikować przykładowe rozwiązania zawarte w specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) w trybie podstawowym (art. 275 pkt 1) z załącznikami, treść ogłoszenia o zamówieniu, łącznie z publikacją w BZP. Zakresem tej części kursu będzie także analiza procedury badania i oceny ofert – wskażemy na co zwrócić uwagę oraz gdzie występują nieprawidłowości.
1. Zestawienie regulacji prawnych w procedurach o wartości poniżej progów unijnych.
2. Przygotowanie do postępowania
3. Wersja dobrze przygotowanej SWZ z załącznikami. Na co zwrócić uwagę, gdy przedmiotem zamówienia jest dostawa, usługa lub robota budowlana. Weryfikacja przykładowych dokumentów – ćwiczenia.
4. Schemat listy sprawdzającej SWZ z podziałem na rodzaje przedmiotu zamówienia.
5. Zmiana SWZ, ogłoszenia o zamówieniu – ćwiczenia praktyczne. Dokumentowanie czynności.
6. Termin składania i otwarcia ofert – dokumentacja.
7. Praca komisji przetargowej – protokoły / przykładowe rozwiązania. Protokół postępowania i zasady jego udostępnienia. Weryfikacja – ćwiczenia.
8. Weryfikacja złożonych ofert/oświadczeń przez wykonawców w postępowaniu. Dokumentowanie czynności – walidacja. Rażąco niska cena, omyłki, wyjaśnienia, poprawa, uzupełnienie – przykładowe dokumenty. Weryfikacja – ćwiczenia.
9. Sprawdzenie ofert pod kątem odrzucenia – schemat postępowania. Weryfikacja – ćwiczenia.
10. Kryteria oceny ofert – podmiotowe środki dowodowe. Weryfikacja – ćwiczenia.
11. Wybór oferty najkorzystniejszej – wymagania. Weryfikacja – ćwiczenia.
12. Unieważnienie postępowania – wymagania. Weryfikacja – ćwiczenia.
13. Zawarcie umowy z wybranym wykonawcą – wymagania – przykładowe dokumenty.
14. Prowadzenie protokołu postępowania. Weryfikacja – ćwiczenia.
15. Analiza przypadków zgłoszonych przez uczestników szkolenia – ćwiczenia.

DZIEŃ III – 4 grudnia 2024 r.
Sprawozdania z udzielonych zamówień w roku 2024. Sprawdzenie sposobu realizacji umowy.
Ostatni dzień kursu to omówienie zagadnień dotyczących przesłania sprawozdania z udzielonych zamówień Prezesowi UZP w taki sposób, aby nie popełnić błędu. Przeanalizujemy również wymagania dotyczące realizacji umowy w zamówieniach publicznych, możliwości jej zmiany oraz zasady dokumentowania podejmowanych decyzji.
1. Lista sprawdzająca – weryfikacja postępowania w trybie podstawowym oraz w przetargu nieograniczonych.
2. Przygotowanie się do przesłania sprawozdania z udzielonych zamówień w roku 2024. Weryfikacja – ćwiczenia.
3. Umowy w zamówieniach publicznych – wymagania i obowiązki w przypadku postępowań o wartości poniżej 130 000 zł, w postępowaniach realizowanych w oparciu o Wytyczne 2021-2027 oraz postępowaniach o wartości zamówienia równej lub powyżej 130 000 zł. Weryfikacja – ćwiczenia.
4. Nadzór nad realizacją umowy – rozwiązania organizacyjne. Dokumentacja. Weryfikacja – ćwiczenia.
5. Zmiana umowy – aneksy. Zakres możliwości zmian w umowach zaplanowanych i niezaplanowanych. Dokumentacja, przykładowe rozwiązania. Weryfikacja – ćwiczenia.
6. Wykonanie umowy. Protokół odbioru. Przykładowe rozwiązanie. Weryfikacja – ćwiczenia.
7. Raport z realizacji umowy w świetle art. 446 ust 1 ustawy pzp – przykład. Zestawienie praktycznych uwag.
8. Ogłoszenie o wykonaniu umowy w BZP. Wypełnienie oraz punkty krytyczne. Weryfikacja – ćwiczenia.
9. Lista sprawdzająca realizacji umowy – weryfikacja realizacji umowy.

Podsumowanie kursu.
Test sprawdzający wiedzę.