Elektronizacja postępowań i działań organu - pisma kierowane do stron w urzędzie po wejściu w życie e-doręczeń. Wzory, uzasadnienia, istotne wskazówki, przykłady

• Zapraszamy do udziału w szkoleniu poświęconym prawidłowemu sporządzaniu pism kierowanych do stron po wejściu w życie przepisów o e-doręczeniach. Spotkanie ma charakter praktyczny i koncentruje się na najczęściej stosowanych pismach procesowych, ich poprawnej konstrukcji, doborze podstaw prawnych oraz właściwym formułowaniu uzasadnień i pouczeń.
• Podczas spotkania kompleksowo omówimy pisma kierowane do stron na wszystkich etapach postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem zasad elektronizacji i e-doręczeń. Każde pismo omówione zostanie ze wskazaniem właściwych i niewłaściwych zapisów, podstaw prawnych, orzecznictwa. Przekażemy wskazówki, jak takie pisma formułować, jakich zapisów unikać, jak uzasadniać, jakie pouczenia stosować.
• Uczestnicy otrzymają wzory omawianych pism w materiałach szkoleniowych.

• Udział w szkoleniu pozwoli uczestnikom uporządkować i zaktualizować wiedzę, poznać rekomendowane rozwiązania oraz uniknąć błędów, które mogą skutkować wadliwością prowadzonego postępowania lub nieprawidłowym doręczeniem pism.
• Przekazywane treści, oparte na przykładach z praktyki oraz aktualnym orzecznictwie, stanowią realne wsparcie w codziennej pracy pracowników jednostek sektora finansów publicznych.
• W ramach szkolenia omówione zostaną m.in. pisma dotyczące braków formalnych, przekazywania spraw według właściwości, wszczynania i odmowy wszczęcia postępowania, ustanawiania pełnomocników, wyznaczania terminów oraz prowadzenia postępowania dowodowego.
• Szczególna uwaga zostanie poświęcona prawidłowym pouczeniom, uzasadnieniom oraz zasadom doręczania pism i decyzji po wejściu w życie przepisów o e-doręczeniach.
• Program uwzględnia również pisma związane z mediacją, zawieszeniem postępowania, przekazywaniem odwołań wraz z aktami sprawy oraz procedurą zmiany lub uchylenia decyzji.
• Omówione zostaną najczęstsze problemy praktyczne. Prowadząca odpowie też na pytania uczestników.

1. Przyjęcie podania od strony postępowania:
• Jak ocenić żądanie strony? W jaki sposób poinformować o dalszych działaniach? Jak na tym etapie mówić o doręczeniu elektronicznym?
• Odpowiedź na pismo e-mail - wniosek o wydanie decyzji. Jak wyjaśnić niemożność korespondowania w tej postaci dalszych działań organu i strony? Jak na tym etapie mówić o doręczeniu elektronicznym?
• Wpływ drogą pisemną elektroniczną za pośrednictwem e-PUAP – jak odpowiedzieć stronie, że dalsza korespondencja nie będzie odbywać się w roku 2026 drogą e-PUAP? Jak na tym etapie mówić o doręczeniu elektronicznym?
• Sprawdzenie czy podanie zawiera wszystkie elementy (adres, podpis strony, dołączone pełnomocnictwo, dokumenty, jeśli ustawa materialna wymaga). Wezwanie strony o braki. Pouczenia, w jaki sposób strona może odpisać do organu – wyjaśnienie, jak uzupełnia się braki pisemnie papierowo i pisemnie elektronicznie i jak podpisuje się pisma papierowe i pisma elektroniczne?
• Braki formalne – brak podpisu lub niewłaściwa forma wniesienia pisma - wezwanie o uzupełnienie braków formalnych z zakreśleniem terminu:
 uzupełnienie braków formalnych – dalsze procedowanie,
 niezupełnie braków formalnych – pozostawienie podania /wniosku bez rozpoznania.
• Przyjęcie podania na adres do doręczeń elektronicznych.
2. Zbieranie informacji dotyczących właściwości organu:
• Jakie zadać pytania stronie dotyczące miejsca pobytu, zamieszkania, zameldowania, centrum życiowych czynności?
• Korespondowanie elektroniczne.
3. Pisma przekazujące podanie do innego organu – podstawa prawna, wyjaśnienie i uzasadnienie, istotne elementy do sporów o właściwość. Przekazywanie podania, które wpłynęło drogą elektroniczną i drogą papierową.
4. Zawiadomienie strony o wszczęciu postępowania z urzędu, wraz z odpowiednimi pouczeniami o możliwej korespondencji i obowiązkach strony, e-doręczeniach:
• Odmowa wszczęcia postępowania - postanowienie z pouczeniem o zażaleniu, gdy wnoszący podanie nie jest stroną postępowania albo gdy złożył wniosek o takiej treści, jaka była już rozstrzygnięta inną decyzją.
• Postanowienie o zwrocie podania – gdy sprawa dotyczy sporu cywilnego.
5. Pisma - pouczenia o pełnomocnikach:
• Wezwanie o pełnomocnictwo.
• Uzupełnienie adresu pełnomocnika – wyjaśnienie, czym jest adres do doręczeń elektronicznych strony i adres do doręczeń elektronicznych pełnomocnika.
6. Pisma dotyczące wyznaczenia nowego terminu załatwienia sprawy.
7. Pisma w postępowaniu dowodowym:
• Zawiadomienie o terminie przeprowadzenia wywiadu, pouczenia o elektronizacji postępowania.
• Odbieranie oświadczeń od strony do protokołu.
• Wezwania o informacje i dokumenty – art. 50 i 54 k.p.a. – pouczenia. Jak przesyłać dokumenty? Jak podpisywać? Jak przesyłać pisma ogólne i załączniki? Kiedy organ uzna, że pismo elektronicznie przesłane jest podpisane?
• Pomoc prawna – zwrócenie się do innego organu: pismo przewodnie – wskazanie, czego organ oczekuje.
• Wezwanie organu o przesłuchanie strony lub świadka – wysyłka pisma elektronicznego, ale z zawiadomieniem o osobistym stawiennictwie.
8. Pisma w zakresie mediacji postępowania - zapytanie o możliwość skierowania do mediacji lub odmowa skierowania do mediacji.
9. Pisma dotyczące informacji o możliwości zawieszenia postępowania.
10. Pouczenia w uzasadnieniu decyzji, dlaczego organ wysyła decyzję w inny sposób niż na adres e-PUAP.
11. Doręczenia: wysyłka pism i decyzji za pośrednictwem e-doręczeń.
12. Przekazanie podania do organu odwoławczego wraz z aktami sprawy - co organ powinien wskazać w piśmie? Jak odnieść się do zarzutów odwołania? Czy wskazać linię orzeczniczą na jakiej opierał się organ? Czy wysyłka pisma następuje drogą pisemną elektroniczną czy droga pisemną?
13. Zmiana i uchylenie decyzji:
• Pouczenie, w jakim trybie jest możliwa zmiana decyzji.
• Zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie zmiany lub uchylenia decyzji z pouczeniem o elektronizacji.
14. Odpowiedzi na pytania.
 

Pracownicy upoważnieni do wydawania decyzji administracyjnych w jsfp, w tym w urzędach samorządu terytorialnego, jednostkach podległych, zarówno rozpoczynający pracę, jak również doświadczeni, chcący usystematyzować i zaktualizować wiedzę po ostatnich zmianach w k.p.a. i doręczeniach elektronicznych, wszystkie osoby zainteresowane tematyką szkolenia.

Specjalistka z zakresu postępowania administracyjnego, członek etatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wieloletni praktyk orzecznik, trener szkoleń prawnych z zakresu procedury administracyjnej oraz zabezpieczenia społecznego. Trener szkoleń z zakresu procedury administracyjnej dla gmin i powiatów w całym kraju. Konsultant procedur administracyjnych i zabezpieczenia społecznego Miasta Stołecznego Warszawa.